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Los 10 problemas más graves que afectan la administración en los edificios

sábado, 02 de agosto de 2014

María de los Ángeles Pattillo
Economía y negocios

La falta de control y la deficiente planificación aparecen como los grandes causantes de los males que aquejan a las comunidades. La solución: hacer una auditoría independiente todos los años.

Si vive en un edificio probablemente usted no se dé el trabajo de revisar el detalle de los gastos comunes de su comunidad, aunque reciba este documento todos los meses. Lo cierto es que prácticamente nadie lo hace y la inmensa mayoría se limita a pagar la mensualidad.

Frente a este escenario, cualquier mala práctica constante en el tiempo es difícil de identificar y generalmente se descubre con el cambio de administración. “Cuando uno recibe una comunidad, se le hace una evaluación completa y es ahí donde se encuentran los problemas. De 100 comunidades que recibo, un 80% presenta al menos uno de los 10 problemas más graves”, señala Guillermo Pizarro, socio de la empresa administradora Zócalo Uno.

Entre los actores de la industria hay coincidencia en que para mejorar este panorama, la solución óptima es hacer una auditoría independiente todos los años. “Se puede contratar a un equipo externo y otra opción es formar una comisión entre copropietarios que no pertenezcan al comité, y que revisen las cuentas y evalúen el trabajo del administrador”, señala Aníbal Ahumada, presidente del Colegio de Gestión y Administración (CGAI).

- Sueldos de trabajadores
Según el CGAI, el pago de remuneraciones significa en promedio un 40% del presupuesto mensual de un edificio, transformándose en el ítem más relevante de la planilla de gastos. La dotación mínima debería ser cuatro conserjes, un aseador, más los reemplazos para los turnos de fin de semana. La figura del mayordomo aparece solo en comunidades de mayor envergadura, que superan los 100 departamentos.

Un mayordomo gana entre $400 mil y $550 mil, dependiendo de la infraestructura y tamaño de la torre. Los conserjes generalmente bordean los $300 mil. “Es común que estén mal pagados. Hay muchos edificios que pagan sueldos cercanos al mínimo legal”, advierte Aníbal Ahumada.

Para Guillermo Pizarro esto es un error grave y común que cometen las comunidades: “Si el personal gana poco, empieza a mirar para el lado y la rotación se hace alta”. A esto se suma el sobrecosto monetario. “Antes de encontrar a alguien definitivo, hay que cubrir ese turno pagándoles a los mismos trabajadores horas extras, con todo lo que eso significa”, agrega Ahumada.

- Fondo de reserva
De las comunidades que le toca recibir a Zócalo Uno, la mitad presenta problemas con el fondo de reserva, dinero destinado a gastos extraordinarios que tenga la comunidad, como el cambio de los ascensores o el recarpeteo asfáltico de los estacionamientos.

Un edificio con las cuentas sanas debiera ahorrar todos los meses el 5% de sus gastos comunes para este ítem. Generalmente, las comunidades disponen de un fondo de reserva correspondiente al menos a dos gastos comunes mensuales. “No lo establece la ley, pero debiera ser de ahí para arriba”, señala Pizarro.

Sin embargo, Aníbal Ahumada indica que las malas prácticas son habituales: “Muchas comunidades usan este fondo para gastos ordinarios o en algunos casos cuando hay ingresos extras, por ejemplo cuando se arrienda un espacio común, usan este dinero para rebajar el pago de los gastos comunes”. El problema es que ante un gasto realmente importante, la administración se ve obligada a subir la cuota de gastos comunes.

- Mantenciones
Ascensores y centrales térmicas debieran revisarse una vez al mes, mientras que el resto del equipamiento (citofonía, alarmas de incendio, CCTV) una vez al año. En el CGAI se estima que más del 40% de las comunidades no hacen las mantenciones correspondientes. Y quienes las hacen, a veces no recuren a las empresas idóneas.

Pizarro recomienda preferir los servicios de las empresas que instalaron el equipamiento: “Saben cómo quedaron instaladas las máquinas y tienen los repuestos sin necesidad de un mediador. Puede que la mantención mensual sea más cara, pero se compensa si es que se requiere de reparaciones”.

- Inversiones
A la hora de ejecutar arreglos y mejoras importantes en la comunidad, hay coincidencia entre los expertos que se deben pedir varios presupuestos y revisar los antecedentes de las empresas que participan en el proceso. “El problema en el que caen las comunidades es que no contratan un inspector técnico de obras para que evalúe que el trabajo se esté haciendo de manera correcta”, indica Guillermo Pizarro. “El administrador no puede estar haciendo una revisión técnica del trabajo porque no es su giro; nosotros solo podemos recomendar que se contrate este inspector, pero finalmente es la comunidad quien toma la decisión”, agrega.

- Reparaciones no planificadas
Ante una urgencia, como una rotura de cañería, la recomendación es contar con un procedimiento de acción, que permita a la administración actuar con celeridad. “Cuando postulamos a una comunidad, solicitamos tener la facultad de atender y solucionar estas necesidades de emergencia”, señala Pizarro.

Sin embargo, muchas administradoras no exigen esta cláusula y ante una emergencia se pierde tiempo valioso para coordinar a los miembros del comité, al staff de trabajadores y a la propia administración. “Lo que se hace es resolver provisoriamente el problema, mientras se entrega una solución definitiva que sí debe ser aprobada por el comité”, dice Pizarro.

- Gastos generales de conserjería
Según datos del CGAI, en el 70% de los edificios las administraciones no llevan un control exhaustivo de los artículos de aseo, de escritorio y de consumo eléctrico que se manejan en conserjería, pese a que estos sobregastos pueden significar una importante merma en el presupuesto de las comunidades.

Guillermo Pizarro explica que la clave es considerar el consumo medio, y de ahí evaluar caso a caso si hay cambios en el comportamiento. “Si se gastan 100 bolsas de basura al mes y de repente se piden 300, hay que revisar”, dice.

Sin embargo, Pizarro reconoce que la mayoría de las veces los comités de administración no le exigen rendir cuentas por este ítem.

- Consumo de agua y energía
El 68% de los edificios del sector oriente presenta algún tipo de fuga de agua o energía, según un levantamiento realizado por la empresa Anseltec, dedicada a identificar y solucionar este tipo de problemas. “El usuario no percibe un problema importante porque muchos no miran sus cuentas, sino que se limitan a pagar”, señala el gerente de la empresa, José Antonio del Pino.

Aníbal Ahumada reconoce que se debe hacer un seguimiento mensual de las cuentas de agua, luz y gas. “Estos controles permiten saber si hay fugas o no, lo que es fácil de detectar por el aumento que pudiese haber de un mes para otro”, señala.

La última auditoría de Anseltec fue a un edificio de 56 departamentos en Las Condes. Se le detectó una fuga cuyo arreglo significó un ahorro mensual de $ 425.442 a la comunidad. En este caso, llevaban casi tres años pagando el sobrecosto, por lo que al revisar los últimos meses no se detectaba mayor variación.

- Cobro de gastos comunes
La mayoría de los copropietarios paga sus cuotas, pero cerca de un 10% se atrasa o simplemente cae en mora. “Con esto disminuye la caja operacional, el dinero con el que cuenta la comunidad para funcionar en el mes. Si no me dan los números, debo cancelar las cuentas atrasadas y pagar con interés”, dice Guillermo Pizarro.

Por lo mismo, las comunidades tienden a establecer multas, y en caso que haya tres meses de atraso, se le corta la luz al moroso. “Generalmente, con estas medidas la gente paga lo que adeuda y no pone mayor problemas por las multas”, señala Agustín Manterola, de Manterola Propiedades.

En caso de no pago, la administración no tiene muchas más herramientas de presión, ya que ir al juzgado de policía local y pagar las costas del juicio no conviene.

- Manejo de cuentas
Cualquier retiro de dinero de la cuenta corriente de la comunidad tiene que contar con la aprobación de al menos dos personas. “Lo ideal es que sea el administrador con algún integrante del comité de administración; así, ambas partes controlan a la otra”, señala el presidente del CGAI.

Este modelo con doble visado se repite en prácticamente todos los edificios, pero en los contados casos donde no ocurre, el daño puede ser de proporciones, pues no hay ningún control del dinero.

Se pueden tomar resguardos adicionales, como que todos los pagos se efectúen por cheque, ojalá con una boleta asociada, y si ese es el caso, con el cheque a nombre del titular de la boleta.

- Calefacción
La forma más eficiente de usar la calefacción de un edificio es que todos los departamentos la enciendan. Según Metrogas, en la medida que más vecinos utilizan el sistema de calefacción, baja el volumen total de gas requerido, ya que demora menos tiempo el temperar el ambiente. En este caso, el ahorro puede ser de hasta un 38%.

Para potenciar que las viviendas efectivamente usen la calefacción del edificio, Pizarro cree que lo más eficiente es que todo el gasto de calefacción sea prorrateado. Sin embargo, indica que es poco común que se utilice esta fórmula.

Para Agustín Manterola, esto tiene que ver con lo que la gente demanda. A su juicio, la fórmula del prorrateo es poco atractiva para quienes buscan departamento: “La mayoría de la gente prefiere equivocadamente que su unidad tenga caldera individual”.

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