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Herramientas digitales le dan una mano al trabajo colaborativo y a distancia

domingo, 02 de septiembre de 2018

Alexis Ibarra O.
Vida Ciencia Tecnología
El Mercurio

En un mismo ecosistema se pueden asignar tareas, ver el estado de cumplimiento y trabajar con documentos que se actualizan constantemente en línea. Además, optimizan la comunicación con alertas, chats y videoconferencias.



"Una de las preguntas que les hago a los recién egresados que llegan a trabajar a la empresa es '¿cómo hacías los trabajos en la universidad?'", cuenta Christian Sfeir, director de Tecnología Cloud, de Microsoft.

Le contestan que creaban documentos y los compartían, que se repartían el trabajo y a cada uno le tocaba una parte. Usaban un chat para resolver dudas y ponerse de acuerdo. Y, recién al final, se juntaban para afinar los últimos detalles.

"Te das cuenta que los tiempos han cambiado, que hay distintas generaciones conviviendo en una empresa y con maneras muy distintas de hacer las cosas", agrega.

Nuevas maneras de trabajar en equipo y en forma colaborativa requieren herramientas especialmente diseñadas para eso. Esta necesidad se incrementa cuando un equipo tiene integrantes que viven en ciudades diferentes o realizan teletrabajo.

Miguel Sanhueza, director del programa de tecnología educativa UTEM Virtual, dice que este tipo de soluciones enlazan varias herramientas en un mismo ambiente de trabajo: agenda, aplicaciones de ofimática que permiten crear cualquier tipo de documento, herramientas de mensajería y videoconferencia, calendario de eventos, y hasta listas de cosas por hacer. "Todas ellas están concebidas como herramientas multiplataforma, porque ahora a nadie le interesa si trabajas en un PC, un Mac o en tu celular. Se da por sentado que las herramientas actuales están disponibles para todas ellas", dice Sanhueza.

Rodrigo Villanueva, director ejecutivo de la agencia WowFactor, usa varias de ellas. Sus preferidas son Trello ( t rello.com ) y Slack (s lack.com ), ambas gratuitas, pero en una versión para empresas pequeñas y con funciones reducidas.

"Trello me permite asignar tareas a cada persona en el equipo y hacerle seguimiento. A los miembros del equipo le llegan alertas, y a medida que avanzan en sus labores, van chequeando las tareas cumplidas. Ellos, a su vez, ponen comentarios de lo que pasó durante el día", dice.

Trello está pensado como un tablero virtual ( board ) en el que se ponen una serie de tarjetas o cards . Cada proyecto o equipo puede generar su propio tablero y colgar imágenes, documentos, listas de tareas, fechas de entregas, etc.

Villanueva usa Slack para relacionarse con los clientes y trabajar en proyectos conjuntos. "Tiene herramientas de mensajería y es bueno, porque ofrece un ambiente distinto al WhatsApp, para así diferenciar lo laboral de lo personal. Me gusta porque puedes integrar herramientas de Google -como Google Docs o Gmail- y crear canales específicos para cada proyecto", dice.

Alejandra Ruiz es product manager en MediaStream, empresa que ofrece servicios de streaming . "Nuestro equipo está distribuido en muchos países y para nosotros estas herramientas son esenciales", dice.

Usan Slack para comunicarse entre miembros de un equipo, mediante llamadas telefónicas o videoconferencias, y se puede integrar con Google Calendar si se quiere programar un evento y que la notificación les llegue a todos. "Si no quieres que sea tan invasivo, puedes definir un horario de trabajo. Si hay algo urgente que atender, también es posible configurar para que en ese caso te alerte", dice Ruiz.

Para trabajar con documentos compartidos emplean Confluence ( es.atlassian.com ), un software que permite compartir y organizar la información, tener un control de los cambios en los documentos, incluso planificar permisos, viajes o turnos.

Otra opción es Teams, de Microsoft, en el que se mezclan herramientas de comunicación con las de ofimática, como Excel o Word.

"Todo está reunido. Si quieres conversar con alguien usas el chat o las videollamadas. Puedes abrir un documento de Word y trabajar en conjunto con otras personas. Es posible integrar tu calendario o usar el PowerPoint para que todo el equipo vea una presentación", especifica Sfeir.

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